Setiap perusahaan baik itu perusahan yang kecil, menengah sampai pada perusahaan yang besar pasti kita temukan sebuah sistem yang dibangun didalamnya, entah itu sistem lama yang masih menggunakan tenaga manusia secara langsung (manual) atau menggunakan sistem modern yang dikaitkan dengan pemanfaatan seperangkat komputer didalamnya yang dikenal dengan istilah komputerisasi atau bahkan ada sebagian perusahaan yang menggunakan sistem campuran dari keduanya yang sudah dirancang para pakar untuk mempermudah proses pekerjaan dalam hal pencatatannya demi tercapainya tujuan perusahaan tersebut.

PT. Adonai Pialang Asuransi merupakan sebuah perusahaan yang mengelola program broker asuransi yang dirancang untuk memberikan perlindungan terhadap jiwa kreditur sehingga pengembalian kredit sesuai dengan jadwal. Namun proses pencatatan penerimaan anggota baru, pencatatan data sampai pembayaran premi masih dilakukan secara manual sehingga kurang efektif dan maksimal. Pendaftaran calon debitur dilakukan dengan pengisian formulir secara tertulis dan peserta menyerahkan persyaratan berupa fotocopy KTP, KK, foto serta persyaratan lainnya. Kemudian data calon debitur diserahkan ke bagian Admin lalu admin memberikan bukti pendaftaran serta status pembayaran premi kepada calon Anggota, setelah calon Anggota membayar premi maka akan mendapatkan kartu anggota resmi dari perusahaan tersebut. Proses pendaftaran seperti halnya di perusahaan tersebut akan memberatkan pihak admin juga calon debitur yang hendak mendaftar karena admin harus benar-benar teliti menjaga data calon debitur dan memisahkannya sesuai abjad dan apabila data tersebut dibutuhkan kembali maka admin harus mencarinya lagi dengan manual sedang kesulitan pada calon anggota debitur yaitu dimana setiap calon yang hendak mendaftar harus datang ke tempat tersebut karena pendaftaran tidak bisa dilakukan secara online.

Oleh sebab itu kami melakukan observasi mengenai pendaftaran anggota baru (debitur) dan mengusulkan rancangan sistem untuk pendaftaran calon debitur di perusahaan tersebut untuk dijadikan bahasan dalam penulisan tugas UAS yang berjudul : “Analisis Rancangan Sistem Informasi Pendaftaran Anggota Baru Pada Broker Insurance PT. Adonai Pialang Asuransi”.

1.2 Maksud dan Tujuan

Maksud Penelitian

Maksud dari hasil makalah ini adalah untuk menganalisa dan membangun sistem mengenai Rancangan Sistem Informasi pendaftaran debitur, pencatatan data sampai pembayaran premi.

Tujuan Penelitian

1. Untuk mengetahui alur pendaftaran anggota baru pada PT. Adonai Pialang Asuransi yang masih berjalan secara manual menjadi sistem komputerisasi berbasis web.

2. Sebagai Proses Pembelajaran Mahasiswa/i Akutansi, baik dalam hal mengetahui Ilmu Analisa dan Perancangan Sistem Informasi khususnya pada pendaftaran anggota baru pada PT. Adonai Pialang Asuransi.

3. Guna memenuhi nilai Ujian Semester Akhir pada mata kuliah Analisa Perancangan Sistem Informasi Semester III (tiga) pada Program Diploma Tiga (D3) di Akademi Manajemen Informatika dan komputer Bina Sarana Informatika (AMIK BSI) jurusan Komputer Akutansi.

Lokasi dan Waktu Penelitian

Tempat yang dijadikan penelitian adalah PT. Adonai Pialang Asuransi Ruko Taman Bougenvile estate Blok A33-34 – Bekasi.

Jadwal Penelitian

Kami melakukan kegiatan wawancara dengan Ibu Friska Selaku SPV Tim Produksi, Saudari Safira bagian keuangan dan Injilia Mikha selaku Tim Klaim pada Hari, Senin 06 November 2017.

1.3 Metode Penelitian

Adapun metode penelitian yang kami gunakan yaitu wawancara. Penulis melakukan pendekatan secara personil kepada pihak - pihak yang terkait dalam kegiatan ini dengan mengajukan pertanyaan yang berhubungan dengan sistem yang dibutuhkan penulis. Pada kesempatan wawancara ini, kami diberi kesempatan untuk mewawancarai Ibu Friska Selaku SPV Tim Produksi, Saudari Safira bagian keuangan dan Injilia Mikha selaku tim klaim.

1.4 Studi Pustaka

Penulis menggunakan studi kepustakaan yaitu dengan mengkaji kembali pelajaran yang telah disampaiakan dosen dan mencari sumber-sumber di internet yang berkaitan dengan permasalahan.

1.5 Ruang Lingkup

Karena pembahasan proses pencatatan di PT. Adonai Pialang Asuransi sangat luas sehingga penulis membatasi permasalahan yang akan dibahas pada makalah ini yaitu :

· Sistem dan informasi Perusahaan

· Proses Sistem berjalan

· Proses pendaftaran debitur

· Perancangan input dan output berbasis web

1.6 Sistematika Tulisan

Penulisan dalam makalah ini terdiri dari empat bab, dan setiap bab yang satu dengan yang lainnya saling berhubungan satu sama lain. Adapun sistematika penulisan makalah ini

adalah sebagai berikut:

BAB I PENDAHULUAN

Pada bab ini menerangkan mengenai Latar Belakang, Identifikasi dan Rumusan Masalah, Maksud dan Tujuan Penelitian, Lokasi dan Waktu Penelitian, Studi Pustaka, Metode Penelitian, dan Sistematika Penulisan.

BAB II LANDASAN TEORI

Pada bab ini menerangkan mengenai Definisi Sistem, Informasi dan Sistem Informasi. Menjelaskan Perancangan Sistem Informasi, ERD dan LRS, Struktur File, Data Flow Diagram (DFD), dan Kamus Data.

BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN

Pada bab ini membahas Analisis, proses penerimaan anggota baru, pencatatan data pembayaran premi debitur dan pengajuan calon anggota ke Perusahaan Asuransi serta penyelesaian klaimnya meliputi Gambaran Umum Instansi, Analisa dan Uraian Sistem Berjalan, Analisa Pemecahan Masalah. Menerangkan Pengajuan Sistem Usulan, yaitu Data Flow Diagram, Kamus Data Sistem Usulan, ERD dan LRS, HIPO, Spesifikasi File. Menampilkan Tampilan Rancangan Sistem, Rancangan Masukkan dan Keluaran.

BAB IV PENUTUP

Pada bab ini menjelaskan mengenai beberapa kesimpulan akhir dari sistem yang ada dan saran - saran yang berisikan mengenai hal - hal yang terdapat dalam makalah ini.

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1 Konsep Dasar Sistem

Sistem adalah seperangkat elemen yang digabungkan satu dengan yang lainnya untuk tujuan bersama. Elemen sistem terdiri dari manusia, mesin, prosedur, dokumen, data, dan elemen-elemen lain yang telah diorganisir.

Terdapat beberapa definisi system yang dikemukakan oleh para ahli diantaranya yaitu :

“Sebuah sistem terdiri dari bagian-bagian yang saling berkaitan yang beroperasi bersama untuk

mencapai beberapa sasaran atau maksud” (Gordon B. Davis).

“Sistem adalah kumpulan/group dari sub sistem/bagian/komponen apapun baik fisik maupun non fisik yang saling berhubungan satu sama lain dan bekerja sama secara harmonis untuk mencapai satu tujuan tertentu” (Azhar Susanto).

2.2 Komponen Sistem

Komponen-komponen sistem atau elemen-elemen sistem dapat berupa subsistem atau bagian-bagian dari sistem.

Ø Setiap sistem selalu mengandung komponen-komponen atau subsistem-subsistem

Ø Setiap subsistem mempunyai sifat-sifat dari subsistem untuk menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan.

Ø Suatu sistem dapat mempunyai suatu sistem yang lebih besar (supra system)

Misalnya pada pernyataan berikut ini:

1. suatu perusahaan dapat disebut sebagai suatu sistem sedang industri yang merupakan sistem yang lebih besar dapat disebut dengan supra sistem

2. Kalau dipandang industri sebagai suatu sistem, maka perusahaan dapat disebut sebagai subsistem

3. Demikian juga bila perusahaan dipandang sebagai suatu sistem, maka sistem akuntansi adalah subsistemnya

4. Kalau sistem akuntansi dipandang sebagai suatu sistem, maka perusahaan adalah supra sistem dan industri adalah supra dari supra sistem.

2.2.1 komponen input

Input merupakan data yang masuk ke dalam sistem informasi

2.2.2 Komponen Model

Kombinasi prosedur, logika, dan model matematik yang memproses data yang tersimpan di basis data dengan cara yang sudah ditentukan untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.

2.2.3 Komponen Output

Output informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem.

2.2.4 Komponen Teknologi

Teknologi merupakan alat dalam sistem informasi, teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan output, dan membantu pengendalian sistem.

2.2.5 komponen basis data

Merupakan kumpulan data yang saling berhubungan yang tersimpan didalam komputer dengan menggunakan software database.

2.2.6 Komponen Kontrol

Pengendalian yang dirancang untuk menanggulangi gangguan terhadap sistem

informasi.

1. Orang (People)

Semua pihak yang bertanggung jawab dalam hal penyokong atau sponsor sistem informasi (system owner), pengguna sistem (system users), perancang sistem (system designer) dan pengembang sistem informasi (sistem development).

2. Aktivitas

Sekumpulan aturan atau tahapan-tahapan untuk membuat, memakai, memproses dan mengolah sistem informasi ataupun hasil keluaran dari sistem informasi tersebut.

3. Data

Secara konseptual data adalah deskripsi tentang benda, kejadian, aktivitas, dan transaksi yang tidak mempunyai makna dan tidak berpengaruh langsung secara langsung kepada pemakainya atau disebut juga sebagai sekumpulan fakta mentah dalam isolasi.

4. Perangkat Keras (hardware)

Mencakup piranti-piranti fisik seperti komputer, printer, monitor, harddisk dll.

5. Perangkat Lunak (sotfware)

Sekumpulan instruksi-instruksi atau perintah-perintah yang memungkinkan perangkat keras bisa digunakan untuk memproses data, atau sering disebut sebagai program.

6. Jaringan (network)

Sistem penghubung yang memungkinkan suatu sumber dipakai secara bersama-sama, baik pada waktu dan tempat bersamaan ataupun berbeda

2.3 Jenis-Jenis Sistem

2.3.1.Sistem Informasi Menurut Level Organisasi

Sistem informasi departemen

Contoh : Sistem Informasi SDM (HRIS)

Sistem informasi perusahaan (enterprise information system)

Contoh : sistem informasi perguruan tinggi

Sistem informasi antarorganisasi

Contoh : eCommerce

2.3.2.Sistem Informasi Fungsional

Sistem informasi berdasarkan area fungsional

Ditujukan untuk memberikan informasi bagi kelompok orang yang berada pada bagian tertentu dalam perusahaan.

Contoh :

Sistem Informasi Akuntansi

SI yang menyediakan informasi yang dipakai oleh fungsi akuntansi (departemen/bagian Akuntansi)

Mencakup semua transaksi yang berhubungan dengan keuangan dalam perusahaan

Sistem Informasi Keuangan

SI yang menyediakan informasi pada fungsi keuangan yang menyangkut keuangan perusahaan.

Misal : Cash Flow dan informasi pembayaran

2.3.5.Klasifikasi SI berdasarkan fungsi (Jeffrey L. Whiiten)

Sistem Pemrosesan Transaksi (Transaction Processing System/TPS)

Sebuah sistem yang meng-capture dan memproses data transaksi bisnis. Misalnya: pesanan,

kartu absensi, pembayaran, KRS, reservasi dll

Sistem Informasi Manajemen (Managemen Information System/MIS)

Sistem informasi yang menyediakan pelaporan yang berorientasi manajemen berdasarkan

pemrosesan transaksi dan operasi organisasi.

Sistem Pendukung Keputusan (Decissin Support System/DSS)

Sistem informasi yang menindentifikasi berbagai alternatif keputusan atau menyediakan

informasi untuk membantu pembuatan keputusan.

Sistem Informasi Eksekutif (Executive Information System/EIS)

Sistem informasi yang diperuntukkan oleh manajer eksekutif untuk mendukung perencanaan

bisnis dan menilai performa rencana tersebut.

Sistem Pakar (Expert System)

Sistem informasi yang meng-capture dan menghasilkan kembali pengetahuan ahli pemecahan

masalah atau para pengambil keputusan dan mensimulasikan kembali pemikiran ahli tersebut.

Sistem Komunikasi dan Kolaborasi (Communication and Collaboration System)

Sistem yang memungkinkan komunikasi lebih efektif antara orang-orang dalam maupun luar

organisasi untuk meningkatkan kemampuan berkolaborasi.

Sistem Otomatisasi Kantor (Office Automation System)

Sistem informasi yang mendukung aktifitas bisnis kantor secara luas yang menyediakan aliran kerja yang diperbaiki antar personil.

2.4 Konsep Dasar Sistem Informasi

2.4.1.2. Karakteristik Sistem

Suatu sistem menpunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu yaitu:

a. Batas sistem (boundary)

Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem dipasang sebagai suatu kesatuan. Batas suatu sistem menunjukkan ruang lingkup (scope) dari

sistem tersebut.

b. Lingkungan luar sistem (environment)

Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar yang menguntungkan merupakan energi dari sistem dan dengan demikian harus tetap dijaga dan dipelihara. Sedang lingkungan luar yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan, kalau tidak maka akan mengganggu kelangsungan hidup dari sistem.

c. Penghubung sistem (interface)

Media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem yang lain. Keluaran (output) dari satu subsistem akan menjadi satu masukan (input) bagi subsistem yang lain dan akan melalui penghubung. Dengan penghubung satu subsistem dapat berintegrasi dengan subsistem yang lainnya membentuk satu kesatuan.

d. Masukan sistem (input)

Energi yang dimasukkan kedalam sistem. Masukan dapat berupa masukan peralatan (maintenence input) dan masukan sinyal (signal input). Mantenance input adalah energi yang diproses agar didapatkan keluaran. Sebagai contoh didalam sistem komputer, program adalah maintenance input yang digunakan untuk mengoperasikan komputernya sedangkan data adalah signal input untuk diolah menjadi informasi.

e. Keluaran sistem

Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran. Suatu sistem produksi akan mengolah masukan berupa bahan baku dan bahan-bahan yang lain menjadi keluaran berupa barang jadi. Sistem akuntansi akan mengolah transaksi menjadi laporan keuangan dan laporan-laporan lain yang dibutuhkan oleh menejemen.

f. Sasaran sistem (goal)

Suatu sistem pasti mempunyai tujuan atau sasaran karena kalau tidak maka operasi sistem tidak akan ada gunanya. Sasaran dari sistem sangat menentukan masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem.

2.4.1.3. Klasifikasi Sistem

Sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang, diantaranya sebagai berikut ini :

Ø Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik. Misalnya sistem teologia, yaitu sistem yang berupa pemikiran-pemikiran hubungan antara manusia dengan tuhan.

Ø Sistem fisik merupan sistem yang ada secara fisik misalnya sistem komputer, sistem akuntansi dan sistem produksi.

Ø Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, misalnya sistem perputaran bumi.

Ø Sistem buatan manusia adalah sistem yang dirancang oleh manusia. Sistem buatan manusia yang melibatkan interaksi antara manusia dengan mesin disebut dengan human machine system (man machine system), karena menyangkut penggunaan komputer yang berinteraksi dengan manusia.

Ø Sistem tertentu (deterministic system) beroperasi tertentu dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi. Inteaksi diantara bagian-bagiannya dapat dideteksi dengan pasti, sehingga keluaran dari sistem dapat diramalkan, Contohnya adalah Sistem komputer.

Ø sistem tak tentu (probabilistic system) adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas.

Ø Sistem tertutup (closed system) merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh oleh lingkungan luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa adanya turut campur tangan dari pihak diluarnya. Secara teoritis sistem tertutup ada, tetapi kenyataan tidak ada sistem yang benar-benar tertutup yang ada hanyalah relatively closed system (secara relatif tertutup, tidak benar-benar tertutup).

Ø sistem terbuka (open system) adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh oleh lingkungan luarnya.

2.4.2. Pengembangan Sistem Informasi

Pengembangan sistem dapat berarti menyusun sistem yang baru untuk menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau untuk memperbaiki sistem yang sudah ada. Sistem yang sudah lama perlu diperbaiki atau bahkan diganti, dapat disebabkan oleh beberapa hal, diantaranya yaitu :

Ø Kesalahan yang tidak sengaja yang menyebabkan kebenaran data kurang terjamin.

Ø Tidak efisiensinya operasi pengolahan data tersebut.

Ø Adanya instruksi-instruksi atau kebijaksanaan yang baru baik dari pemimpin atau dari luar organisasi seperti peraturan pemerintah.

2.5 Informasi

Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya, sedangkan data merupakan sumber informasi yang menggambarkan suatu kejadian (kumpulan fakta).

Sistem informasi adalah suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan-kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan. (Leitel dan Davis dalam bukunya “Accounting Information System”)

2.5.1 Perangkat Sistem Informasi

Sebuah sistem informasi yang lengkap memiliki kelengkapan sistem sebagai berikut :

1. Hardware (Perangkat Keras) Sistem Informasi.

Sistem informasi modern memiliki perangkat keras seperti komputer, printer dan

teknologi jaringan computer.

2. Software (Perangkat Lunak) Sistem Informasi.

a. Sistem Operasi misalnya program Microsoft windows, linux, novel netware dll.

b. Aplikasi seperti Microsoft office, general ledger, corel draw dll.

c. Utilitas, sepertianti virus, Norton utilities, disc doctor dll.

d. Bahasa pemrograman, seperti visual foxpro, bahasa C++, Borland Delphi dll.

3. Data

merupakan komponen dasar dari informasi yang akan diproses lebih lanjut dan akan menghasilkan informasi, seperti contoh adalah dokumen bukti – bukti transaksi, nota,

kuitansi dan sebagainya

4. Prosedur

merupakan bagian yang berisikan dokumentasi prosedur atau proses – proses yang terjadi dalam sistem. Prosedur dapat berupa buku - buku penuntun operasional seperti prosedur sistem pengendalian intern atau buku penuntun teknis seperti buku manual

menjalankan program computer dan sebagainya

5. Manusia, merupakan bagian utama dalam suatu sistem informasi. yang terlibat dalam komponen manusia antara lain adalah :

a. Clerical Personnel untuk menangani transaksi dan pemrosesan data dan melakukan inquiry = operator

b. First Level Manager untuk mengelola pemrosesan data didukung dengan perencanaan, penjadwalan, identifikasi situasi out-of-control dan pengambilan keputusan level menengah kebawah

c. Staff Specialist digunakan untuk analis untuk perencanaan dan laporan

d. Management untuk pembuatan laporan berkala, permintaan khusus, laporan khusus, pendukung identifikasi masalah dan peluang, pendukung analisis pengambilan keputusan level atas

2.6 Metode Pengembangan Sistem Informasi

2.6.1 Metode System Development Life Cycle (SLDC)

Merupakan proses mengembangkan atau mengubah suatu sistem perangkat lunak dengan menggunakan model-model atau metodologi yang digunakan orang untuk mengembangkan sistem-sistem perangkat lunak sebelumnya (Rosa dan Shalahuddin). Adapun tahap-tahap tersebut yaitu:

1. Melakukan survey dan menilai kelayakan proyek pengembangan sistem informasi.

2. Mempelajari dan menganalisis sistem informasi yang sedang berjalan

3. Menentukan permintaan pemakai sistem informasi

4. Memilih solusi atau pemecahan masalah yang paling baik

5. Menentukan perangkat keras dan perangkat lunak komputer

6. Merancang sistem informasi baru

7. Mengkomunikasikan dan mengimplementasikan sistem informasi baru

8. Memelihara dan melakukan perbaikan/peningkatan sistem informasi baru

2.8 Diagram Alir Data

Menggambarkan pandangan mengenai masukan, proses dan keluaran sistem yang berhubungan dengan masukan, proses dan keluaran serta mempresentasikan dan menganalisis prosedur-prosedur mendetail dalam sistem yang lebih besar. Diagram alir data juga mampu mengkonseptualisasikan bagaimana data-data berpindah di dalam organisasi. Pada aliran data menekankan logika yang mendasari sistem.

Empat komponen diagram alir data yaitu:

Terminator
Terminator mewakili entitas eksternal yang berkomunikasi dengan sistem yang sedang dikembangkan.
Proses
Komponen proses menggambarkan bagian dari sistem yang mentransformasi kan input ke output yang membutuhkan subyek (transitif).
Data Store
Data store digunakan untuk membuat model sekumpulan paket data. Data Store biasanya berkaitan dengan penyimpanan seperti file atau database yang berkaitan dengan penyimpanan baik secara komputerisasi misalnya file hardisk, maupun manual misalnya nama dan alamat pada buku alamat.
Alur Data

Alur Data ini digunakan untuk menerangkan perpindahan data atau satu paket

data/informasi dari satu bagian sistem ke bagian lainnya.

Adapun simbol-simbol data flow diagram dapat dilihat di bawah ini:

No	Simbol	Keterangan
1.		Entitas Luar adalah entitas yang berada di luar sistem yang memberikan data kepada sistem (source) atau yang menerima informasi dari sistem
2.		Proses menggambarkan apa yang dilakukan oleh sistem. Berfungsi mentransformasikan satu atau beberapa data masukan menjadi satu atau beberapa data keluaran sesuai dengan yang diinginkan.
3.		Alir Data menggambarkan aliran data dari suatu entitas ke entitas lainnya. Ada aliran data, yaitu:  Antara dua proses yang berurutan  Dari penyimpanan data ke proses dan sebaliknya.
4.		Data store adalah tempat menyimpan data yang dapat mengambil dari atau memberikan data ke data

2.8.1 Diagram Alir Data Logika dan Fisik

Kategori diagram alir data :

Ø Diagram alir data logika, memfokuskan pada bisnis serta bagaimana bisnis tersebut beroperasi dan tidak berhubungan dengan bagaimana sistem dibangun.

Ø Diagram alir data fisik, menunjukan bagaimana sistem tersebut diimplementasikan termasuk perangkat keras, perangkat lunak, file-file dan orang-orang yang terlibat

dalam sistem

2.8.2 Perbandingan antara diagram logika dan fisik

Fitur Desain	Logika	Fisik
Apa yang digambarkan model tersebut	Bagaimana bisnis tersebut beroperasi	Bagaimana sistem tersebut diimplementasikan
Apa yang diwakili proses tersebut	Kegiatan-kegiatan bisnis	Program, modul-modul program dan prosedur-prosedur manual
Apa yang diwakili penyimpanan data tersebut	Pengumpulan data yang berhubungan dengan bagaimana data tersebut disimpan	Basis data dan file-file fisik, file-file manual
Jenis-jenis penyimpanan data	Menunjukan penyimpanan-penyimpanan data yang mewakili pengumpulan data permanen	File master, file transisi
Kontrol sistem	Menunjukan kontrol-kontrol bisnis	Menunjukan kontrol-kontrol untuk menvalidasi data-data masukan agar memperoleh suatu record, untuk memastikan penyelesaian suatu proses yang berhasil dan untuk keamanan sistem

2.8.3 Aturan main menggambar DFD

a. Dalam DFD tidak boleh menghubungkan antara EXTERNAL ENTITY dengan EXTERNAL ENTITY secara langsung.

b. Dalam DFD tidak boleh menghubungkan antara DATA STORE dengan DATA STORE secara langsung

c. Dalam DFD tidak boleh menghubungkan antara DATA STORE dengan EXTERNAL ENTITY secara langasung (atau sebaliknya)

d. Setiap PROSES harus ada DATA FLOW yang masuk dan DATA FLOW yang keluar

e. Aliran data tidak boleh terbelah menjadi dua atau lebih aliran data yang berbeda

2.8.4 Tahapan Proses Pembuatan DAD

a. Diagram Konteks

Tingkatan tertinggi dalam diagram alir data dan hanya memuat satu proses, menunjukan sistem secara keseluruhan, diberi nomor nol dan tidak memuat penyimpanan data.

b. Diagram Nol (0)

Menggambarkan detail dari diagram konteks, masukan dan keluaran yang ditetapkan dalam diagram konteks tetap konstan dalam semua diagram sub urutannya dan sudah menunjukan bentuk penyimpanan.

c. Diagram Detail

dikembangkan untuk menciptakan diagram anak yang lebih mendetail. Proses pada diagram 0 yang dikembangkan disebut parent process (proses induk) dan diagram yang dihasilkan disebut child diagram dan apabila proses tersebut tidak dapat lagi

dikembangkan disebut sebagai proses primitif.

2.8.5 Langkah-Langkah Mengembangkan DAD

a. Membuat sebuah daftar tentang kegiatan-kegiatan bisnis dan digunakan untuk menentukan berbagai macam : entitas eksternal, aliran data, proses-proses, penyimpanan data.

b. Menciptakan sebuah diagram yang menunjukan entitas-entitas eksternal dan aliran-aliran data menuju sistem.

c. Menggambar diagram nol yang menunjukan proses-proses dan penyimpanan data.

d. Menciptakan diagram anak untuk setiap proses dalam diagram 0.

e. Mengecek kesalahan dan memastikan label-label yang ditetapkan untuk setiap proses

dan aliran data.

2.9 Analisa Perancangan Input & Output

2.9.1 Perancangan Output

Output adalah informasi yang dikirim kepada para pengguna melalui sistem informasi dapat berupa hardcopy atau softcopy, melalui internet, ekstranet, atau world wide web.

Tujuan yang harus dicapai penganalis sistem saat merancang output :

1. Merancang output untuk tujuan tertentu

2. Membuat output bermanfaat bagi para pengguna

3. Mengirimi jumlah output yang tepat

4. Menyediakan distribusi output yang tepat

5. Menyediakan output yang tepat waktu

6. Memilih metode output yang paling efektif

Tipe output :

1. Output internal

2. Output eksternal

Mengatur tata letak isi output :

Cara penggambaran bagan tata letak printer :

1. Bentuk dari literal dapat ditulis apa adanya

2. Nilai suatu data yang berasal dari suatu field atau variabel ditunjukan oleh bentuk edit-mask

3. Nomor dapat digunakan sebagai acuan nilai data di kamus data output

2.10 Kamus Data

Kamus data merupakan suatu aplikasi khusus dari jenis kamus-kamus yang digunakan sebagai referensi mengenai data (metadata) yang disusun oleh analis sistem untuk melakukan analisa dan desain.

Kegunaan kamus data :

1. Menyediakan diagram alir data dalam hal kelengkapan dan keakuran.

2. Menyediakan suatu titik awal untuk mengembangkan layar dan laporan-laporan.

3. Menentukan muatan data yang disimpan dalam file-file

4. Mengembangkan logika untuk proses-proses DAD

Fungsi kamus data merupakan suatu katalog yang menjelaskan lebih detail tentang DFD yang mencakup:

1. Proses

2. Data flow

3. Data store.

2.10.1 Penggambaran Stuktur Data

Membuat suatu gambaran tentang elemen-elemen yang membentuk struktur data bersama-sama dengan informasi-informasi mengenai elemen-elemen yang terlibat.

Notasi Aljabar :

= artinya “terdiri dari”

+ artinya “dan”

{} artinya elemen-elemen yang berulang

[] menunjukkan salah satu situasi tertentu

() artinya elemen yang bersifta pilihan

2.10.2 Teknik Pengkodean

Kode digunakan untuk mengklasifikasikan data, memasukan data ke dalam komputer dan untuk mengambil bermacam-macam informasi yang berhubungan dengannya. Kode dapat berupa kumpulan angka, huruf dan karakter khusus.

Petunjuk Pembuatan Kode

1. Meringkas

2. Menjaga kode tidak berubah

3. Memastikan bahwa kode adalah unik

4. Membiarkan kode dapat diurut

5. Menghindari kode yang mirip

6. Menjaga kode yang seragam

7. Membolehkan modifikasi kode

8. Membuat kode berarti

9. Menggunakan kode

2.11 Analisa Dan Perancangan Program

2.11.1 Spesifikasi Proses

Spesifikasi proses atau minispec merupakan sebagian kecil dari spesifikasi proyek total yang diciptakan untuk proses-proses primitif atas suatu diagram aliran data serta untuk beberapa proses pada level yang lebih tinggi yang mengembangkan diagram anak.

Tiga (3) tujuan membuat spesifikasi proses :

1. Untuk mengurangi makna ganda dari proses tersebut

2. Memperoleh deskripsi yang tapt menenai apa yang dicapai

3. Untuk memvalidasi sistem desain

2.11.2 Perancangan Program

Desain Program Secara Permodul

Memecah-mecah suatu masalah yang rumit yang akan diprogramkan kedalam beberapa elemen-elemen yang nantinya akan diintegrasikan kembali menjadi satu kesatuan untuk memenuhi kebutuhan sistem.

Alat-alat perancangan program

1. Tabel keputusan (decision table)

2. Bagan HIPO

3. Bagan alir program

2.11.3 Tabel Keputusan

Tabel keputusan adalah tabel yang digunakan sebagai alat bantu untuk menyelesaikan logika didalam program yang terdiri dari baris dan kolom.

Tabel keputusan terdir dari 4 bagian utama yaitu :

1. Condition stub, berisi kondisi yang akan diseleksi

2. Condition entry, berisi kondisi yang akan diseleksi (Y atau T dengan simbol N)

3. Action Stub, berisi pernyataan yang akan dikerjakan

4. Action entry, digunakan untuk memberi tanda tindakan mana yang dilakukan dan mana yang tidak dilakukan

BAB III

ANALISA SISTEM BERJALAN

3.1 Profil Perusahaan

Nama Perusahaan : PT. Adonai Pialang Asuransi

Deskripsi Bisnis : Pialang Asuransi

Didirikan Tahun : 2004 dengan nama PT Metanoia Mulia Agung

Kantor Pusat : Graha Adonai, Ruko Taman Bougenville Estate

Blok A/33-34, Jl. KH. Noer Ali, Jatibening

Kalimalang Bekasi 17412

Nomor Telepon : (021) 8690 9090

Nomor Fax : (021) 8690 8849

Situs : www.adonai.co.id

Email : cs@adonai.co.id

PT Adonai Pialang Asuransi terdaftar keputusan dari Menteri Hukum dan Keadilan nomor C-15067 HT. 01.01 TH.2004 dan surat izin dari Departemen Keuangan nomor KEP-358 / KM.6 / 2004. Pada tahun 2011, bergabung dengan Asosiasi Asuransi dan Reasuransi Indonesia Broker (APPARINDO) dan tetap aktif sebagai anggota sampai sekarang dengan nomor registrasi 179-2011 / APPARINDO / 2012. Pada awal 2013 berubah nama menjadi PT Adonai Pialang Asuransi dengan fokus bisnis ke sektor korporasi dan ritel termasuk bancassurance.

Pada saat awal jumlah karyawan yang ada hanya sebanyak 8 orang. Namun, pada saat ini jumlah karyawan yang ada di perusahaan tersebut sudah mencapai sebanyak ± 80 orang.

PT Adonai Pialang Asuransi merupakan perusahaan yang berada dibawah nauangan Adonai Group. Adapun anak-anak perusahaan dari Adonai Grup sendiri adalah sebagai berikut :

Adonai Pialang Asuransi (APA)

Bergerak dalam bidang broker insurance

Adonai Managemen Kesehatan (AMK)

Bergerak dalam bidang kesehatan

3.2 Struktur Organisasi

Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Adonai Pialang Asuransi

3.3 Prosedur Sistem Berjalan

1. Proses Pendaftaran Debitur

Tim marketing (pemohon) mengajukan pendaftaran calon debitur dengan mengisi data dari setiap calon debitur dan menyampaikan kepada tim produksi. Tim produksi akan menganalisis setiap data calon debitur tersebut, menentukan jumlah premi yang dikenakan untuk setiap debitur dan menyampaikan laporan debitur baru ke manager. Setelah itu, Tim produksi akan menerbitkan invoice atas pembayaran premi tersebut. Pemohon yang yang telah melakukan pembayaran premi akan mengirimkan bukti bayar dan mengkonfirmasi ke admin kembali. Setelah admin melakukan pengecekan terhadap pembayaran premi, maka akan dibuatkan kartu peserta kumpulan dan diserhkan ke manager untuk ditanda tangani/acc. Dan akan dikirimkan ke pemohon sebagai bukti bahwa debitur tersebut telah

mendapatkan jaminan dan tercover asuransinya.

3.4 Usulan Perancangan Sistem PT Adonai Pialang Asuransi

3.4.1 Diagram Alir Data (DAD) Sistem Berjalan

3.4.1.1 DFD Diagram Konteks (Level 1)

Gambar 3.4.1 DFD Diagram Konteks

3.4.1.2 DFD Diagram Nol (Level 2)

Gambar 3.4.2 DFD Diagram Nol (Level 2)

3.4.1.3 Diagram Detail

3.4.1.3.1 DFD Detail (Level 2) Proses 1.0

Gambar 3.4.3.1 Diagram Detail 1.0

3.4.1.3.2 DFD Detail (Level 2) Proses 3.0

Gambar 3.4.3.2 Diagram Detail 3.0

3.4.1.3.3 DFD Detail (Level 2) Proses 4.0

Gambar 3.4.3.3 Diagram Detail 4.0

3.4.3 Entity Relationsip Diagram (ERD)

Model Entity Relationship yang berisi komponen himpunan entitas, relasi, yang dilengkapi atribut-atribut, dapat digambarkan menggunakan Diagram EntityRelationship

(Diagram E-R). Simbol dasar yang digunakan :

:Menyatakan Himpunan Entitas

:Menunjukan Himpunan Relasi

:Menyatakan Atribut (Atribut key digaris bawahi)

:Penghubung / Link

Dalam Diagram E-R aturan terpenting adalah Kardinalitas relasi/Mapping Cardinalities yang menentukan jumlah entity yang dapat dikaitkan dengan entity lainnya melalui relationship-set.

Jenis Mapping Cardinalities:

• Relasi satu ke satu (one-to-one)

• Relasi satu ke banyak (one-to-Many)

•Relasi banyak ke banyak (many-to-many)

Gambar 3.4.3 Diagram Detail

3.5 Logical Record Structured (LRS)

LRS yaitu representasi dari struktur record-record pada tabel-tabel yang terbentuk dari hasil relasi antar himpunan entitas. Menentukan Kardinalitas, Jumlah Tabel dan Foreign Key (FK)

Gambar 3.5 Logical Record Structured (LRS)

3.6 HIPO (Hierarchy Input Process Output)

Sasaran HIPO, yaitu :

1. Untuk menyediakan suatu struktur guna memahami fungsi dari sistem.

2. Untuk lebih menekankan fungsi-fungsi yang harus diselesaikan oleh program.

3. Untuk menyediakan penjelasan dari input dan output pada masing-masing tiap tingkatan dari HIPO.

4. Untuk menyediakan output yang tepat dan sesuai dengan kebutuhan pemakai.

5. Diagram dalam paket HIPO:

6. Visual table of contents (VTOC)

7. Overview Diagram

8. Detail Diagrams

Gambar 3.6 HIPO (Hierarchy Input Process Output)

3.7 Kamus Data Sistem Berjalan

Kamus data ini terdapat keterangan mengenai suatu data secara lebih rinci karena kamus data harus dapat memberikan keterangan yang jelas tentang data yang dicari yang akan di jelaskan disini adalah dokumen masukan dan dokumen keluaran berhubungan tentang penerimaan siswa baru.

3.7.1 Kamus Data Dokumen Masukan

1. Formulir Pendaftaran

Nama Arus Data : Formulir Yang Terisi

Alias : FYT

Bentuk Data : Cetakan Terkomputerisasi

Arus Data : Calon Anggota – Proses 0.1

Proses 1.0 – Admin

Penjelasan : Sebagai bukti pendaftaran

Periode : Setiap melakukan pendaftaran Anggota baru

Struktur Data : Header + isi

Header = Id_Debitur +Id_Admin + Status + No_Daftar +Tgl_Daftar

Isi = Id_Anggota + No_Anggota + Status + Alamat +No_Tlp + TTL + No_KTP + Pendaftaran + No_Daftar + Umur + Foto

Footer = ttd_Calon_Anggota + Upload_Dokumen

1.5.2 Kamus Data Dokumen Keluaran

2. Kartu Anggota

Nama Arus Data : Hasil Validasi Data

Alias : HVD

Bentuk Data : Cetakan Terkomputerisasi

Arus Data : Admin – Proses 3.0

Proses 3.0 – Data Anggota Baru

Penjelasan : Data Penerimaan Anggota

Struktur Data : Header + isi

Header = Id_Anggota + Bukti_Pendaftaran

Isi = Id_Anggota + Nama_Anggota+ No_Pendaftaran + Keterangan

Footer = Pembayaran + Cetak_Kartu_Anggota

3.6. Spesifikasi Sistem Berjalan

Spesifikasi Sistem Berjalan adalah perincian dari bentuk dokumen-dokumen yang di gunakan dalam proses penerimaan anggota debitur baru pada PT. Adonai Pialang Asuransi. Bentuk dokumen itu sendiri digolongkan menjadi dua bagian, yaitu dokumen masukan dan dokumen keluaran.

3.6.1. Spesifikasi Dokumen Masukan

1. Nama Dokumen Masukan : Formulir Pendaftran Siswa/i Baru

Fungsi : Untuk mengisi data siswa

Sumber : Calon Anggota Baru

Tujuan : Admin

Jumlah : 1 Lembar/Halaman

Media : File/Dokumen

Frekuensi : Setiap melakukan pendaftaran

Bentuk : Lampiran A-1

3.6.2. Spesifikasi Dokumen Keluaran

1. Nama Dokumen Masukan : Bukti Pmbayaran

Fungsi : Sebagai bukti pembayaran

Sumber : Admin

Tujuan : Anggota

Jumlah : 1 Lembar

Media : File/Dokumen

Frekuensi : Setiap melakukan pembayaran

Bentuk : Lampiran A-2

2. Nama Dokumen : Kartu Anggota

Fungsi : Untuk mengetahui Anggota yang diterima

Sumber : Admin

Tujuan : Calon Anggota Baru

Jumlah : 1 Lembar

Bentuk : Lampiran A-3

3.6.3 Rancangan Tampilan Pendaftaran

Gambar 3.6.3.1 Rancangan Pendataran

Gambar 3.6.3.2 Rancangan Input Data

Gambar 3.6.3.3 Rancangan Output Bukti Pembayaran

Gambar 3.6.3.4 Rancangan Output Kartu Anggota

3.7 Permasalahan

Adapun masalah yang dihadapi oleh PT. Adonai Pialang Asuransi yaitu untuk data calon anggota yang akan mendaftar masih harus mengisi formulir pendaftaran manual yang mengakibatkannya kurang efesiennya waktu dalam proses pendaftaran.

3.8 Alternatif Pemecahan Masalah

Dengan berkembangnya zaman yang semakin modern, Masalah yang timbul saat proses pendaftaran calon anggota dapat diatasi dengan cara membuatkan program / sebuah aplikasi mobile yang dapat di akses dimana dan kapan saja.

BAB IV

PENUTUP

4.1 KESIMPULAN

Berdasarkan pelaksanaan kuliah kerja praktek di PT. Adonai Pialang Asuransi maka diperoleh kesimpulan bahwa ternyata perusahaan tersebut masih menggunakan sistem lama sehingga terdapat masalah yang dihadapi oleh PT. Adonai Pialang Asuransi yaitu pada pendaftaran calon debitur yang masih menggunakan pengisian formulir secara tertulis (manual) sehingga mengakibatkan waktu dan pengerjaan yang kurang efisien di zaman seperti saat ini.

4.2 SARAN

Dari kesimpulan diatas maka kami memberi saran sebagai berikut:

Untuk memudahkan calon debitur dalam hal pendaftaran sebaiknya dibuatkan aplikasi khusus yang dapat dengan mudah di akses oleh debitur secara praktis, dan cepat.

DAFTAR PUSTAKA

Blog van kamvretoz. (2017, Februari). Konsep Sistem dan Sistem Informasi pada Organisasi dan Manajemen pada Perusahaan, diperoleh 20 November 2017, dari http://leoultra.blogspot.co.id/2010/02/konsep-sistem-dan-sistem-informasi-pada.html

ANALISA SISTEM INFORMASI PENDAFTARAN CALON DEBITUR “PT. ADONAI PIALANG ASURANSI”

1.2 Maksud dan Tujuan

3.1 Profil Perusahaan

3.2 Struktur Organisasi

Komentar

Posting Komentar